Arbetsgivaren är skyldig att föra anteckningar jourtid övertid mertid för varje arbetstagare. Kraven finns i AFS 2023:2 9 kap. § 1–14, som ersätter den tidigare AFS 1982:17. Reglerna är detaljerade och ställer krav på innehåll, tidsfrister, uppdelning efter arbetstidsslag och förvaring. Den här artikeln förklarar exakt vad som gäller.
Vilka omfattas?
Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 1 gäller bestämmelserna all verksamhet som omfattas av arbetstidslagen (1982:673). Enligt § 2 är det arbetsgivaren som ansvarar för att reglerna följs.
Det innebär att verksamheter som genom kollektivavtal helt ersatt arbetstidslagens bestämmelser kan ha andra dokumentationskrav. Men för de allra flesta arbetsgivare gäller kapitlet fullt ut.
Grundkrav — anteckna för varje arbetstagare (§ 3–5)
Vad ska antecknas?
Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 3 ska arbetsgivaren anteckna jourtid, övertid och mertid för varje arbetstagare. Anteckningarna ska vara tydliga och överskådliga. Arbetsgivaren bestämmer själv i vilken handling anteckningarna görs — det kan vara ett lönesystem, ett kalkylark eller ett papper.
Obligatoriska uppgifter (§ 4)
Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 4 ska anteckningarna innehålla uppgift om arbetsgivarens namn, arbetsställets beteckning, arbetstagarens namn samt personnummer eller anställningsnummer. Det ska dessutom framgå vilken tidsperiod anteckningarna avser, angiven med årtal och startdatum/slutdatum, veckonummer eller kalendermånad.
Fem arbetstidsslag ska särredovisas (§ 5)
Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 5 ska anteckningarna skilja på fem olika slag av arbetstid: jourtid, allmän övertid, extra övertid, allmän mertid samt nödfallsövertid och nödfallsmertid. Ett gemensamt dokument får användas, men det ska ha särskilda rader eller kolumner för varje slag med tydliga rubriker.
Förvaring och tillgänglighet (§ 6–7)
Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 6 ska anteckningarna förvaras på arbetsstället under det kalenderår de avser och de två nästföljande kalenderåren — alltså i praktiken upp till tre år. Samma förvaringsregel gäller för eventuella kollektivavtal om undantag från arbetstidslagen och Arbetsmiljöverkets beslut om avvikelser.
Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 7 ska arbetstidslagen och arbetstidsschemat finnas tillgängligt på arbetsstället.
Tidsfrister per arbetstidsslag (§ 8–12)
Reglerna ställer olika krav beroende på vilken typ av arbetstid det gäller.
Jourtid (§ 8)
Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 8 bör arbetsgivaren anteckna jourtid så snart den uppkommer, men den ska senast antecknas 14 dagar efter den beräkningsperiod som tillämpas vid arbetsstället. Undantag gäller om det finns fastställda scheman för jourpassen och parterna genom kollektivavtal kommit överens om att en bestämd del ska räknas som ordinarie arbetstid.
Allmän övertid och mertid (§ 9)
Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 9 bör allmän övertid och allmän mertid antecknas så snart den uppkommer, men ska senast antecknas 14 dagar efter beräkningsperioden. Om kalendermånaden är beräkningsperiod ska arbetsgivaren dessutom ange hur lång den ordinarie arbetstiden är per månad.
Överskjutande mertid (§ 10)
Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 10 ska anteckningarna om allmän mertid ange hur mycket som är överskjutande mertid — det vill säga den del av arbetstiden vid deltidsanställning som överstiger vad en heltidsanställd arbetar under ordinarie tid.
Summering vid kort beräkningsperiod (§ 11)
Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 11 ska arbetsgivaren, om beräkningsperioden är kortare än fyra veckor, utforma anteckningarna så att allmän övertid och överskjutande mertid kan summeras för en fyraveckorsperiod eller en kalendermånad. Summeringen ska göras och antecknas senast 14 dagar efter perioden.
Nödfallsövertid och nödfallsmertid (§ 12)
Anteckningarna om nödfallsövertid och nödfallsmertid har extra krav. Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 12 ska de ange anledningen till övertiden, när arbetet började och slutade, när den lokala fackliga organisationen underrättades, antalet berörda arbetstagare samt det totala antalet övertids- och mertidstimmar.
Undantag och rättslig status (§ 13–14)
Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 13 kan Arbetsmiljöverket medge undantag från bestämmelserna i § 3–12 om det finns särskilda skäl. Enligt § 14 är bestämmelserna i § 3–12 föreskrifter enligt 11 § arbetstidslagen. Det innebär att Arbetsmiljöverket har tillsynsansvar och att brister kan leda till krav från myndigheten.
Regeluppdatering — AFS 1982:17 upphävd
Den tidigare föreskriften AFS 1982:17 om anteckningar om jourtid, övertid och mertid har upphävts och ersatts av AFS 2023:2 9 kap. § 1–14. De materiella kraven är i huvudsak desamma, men regelverket har samlats under ett gemensamt tak med övriga arbetsgivarföreskrifter.
Anteckningar om arbetstid i praktiken
Bygg in dokumentationen i lönesystemet
Arbetsmiljöakuten rekommenderar att arbetsgivaren integrerar arbetstidsanteckningarna i befintliga system — till exempel lönesystemet eller tidsrapporteringssystemet. Nyckeln är att systemet kan skilja på de fem arbetstidsslagen i § 5 och generera uppgifterna i § 4 per arbetstagare. Genom att systematisera era anteckningar jourtid övertid mertid i lönesystemet minskar ni risken för brister vid tillsyn.
Checklista för anteckningarnas innehåll
Varje anteckning ska kunna svara på: Vems arbetstid? (arbetsgivarnamn, arbetsställe, arbetstagarens namn och personnummer/anställningsnummer). Vilken period? (årtal + start/slut, vecka eller månad). Vilken typ? (jourtid, allmän övertid, extra övertid, allmän mertid, nödfallsövertid/mertid — separat redovisat).
Glöm inte förvaringstiden
Anteckningarna ska finnas på arbetsstället i minst tre kalenderår. Arbetsmiljöakuten rekommenderar att arbetsgivaren har en rutin för att inte radera eller arkivera bort uppgifterna för tidigt — särskilt vid byte av lönesystem.
Vanliga frågor om anteckningar jourtid övertid mertid
Vilken föreskrift gäller nu?
Den gamla AFS 1982:17 upphävdes den 1 januari 2025. Kraven på anteckningar jourtid övertid mertid finns nu i AFS 2023:2 9 kap. § 1–14.
Måste vi använda ett särskilt formulär?
Nej. Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 3 bestämmer arbetsgivaren själv i vilken handling anteckningarna görs. Det viktiga är att innehållskraven i § 4–5 är uppfyllda och att de fem arbetstidsslagen redovisas separat.
Hur länge ska vi spara anteckningarna?
Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 6 ska anteckningarna förvaras på arbetsstället under det kalenderår de avser och de två nästföljande kalenderåren.
Vad gäller vid nödfallsövertid?
Enligt AFS 2023:2 9 kap. § 12 ska anteckningarna om nödfallsövertid innehålla extra uppgifter: anledning, start- och sluttid, när facket underrättades, antal berörda arbetstagare och totalt antal timmar.
Sammanfattning
Kraven i AFS 2023:2 9 kap. § 1–14 reglerar anteckningar jourtid övertid mertid per arbetstagare. Anteckningarna ska innehålla uppgifter om arbetsgivare, arbetsställe, arbetstagare och tidsperiod (§ 4), skilja på fem arbetstidsslag (§ 5) och förvaras i minst tre kalenderår (§ 6). Tidsfristen för anteckning är i regel 14 dagar efter beräkningsperioden (§ 8–9, § 11). Nödfallsövertid kräver extra dokumentation (§ 12). Reglerna är föreskrifter enligt arbetstidslagen och Arbetsmiljöverket har tillsynsansvar (§ 14).
