Arbetsmiljöpolicy – vad lagen kräver och hur du skriver en som fungerar

Alla arbetsgivare ska ha en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsmiljöförhållandena ska vara i verksamheten. Kravet finns i § 7 AFS 2023:1. Ändå visar undersökningar att nästan fyra av tio anställda inte vet om deras arbetsplats har en policy. Den här artikeln förklarar vad föreskriften kräver, vad en bra arbetsmiljöpolicy innehåller och hur du tar fram en som faktiskt styr arbetsmiljöarbetet — inte bara samlar damm i en pärm.

Vad kräver föreskriften?

Arbetsgivaren ska se till att det finns en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsmiljöförhållandena ska vara i arbetsgivarens verksamhet, för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö (§ 7 AFS 2023:1).

Arbetsmiljöpolicyn ska vara skriftlig om det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten.

Notera att kravet på att ha en policy gäller alla arbetsgivare, oavsett storlek. Det är bara kravet på skriftlighet som träder in vid tio anställda. Även ett företag med tre anställda ska alltså ha en arbetsmiljöpolicy — den behöver bara inte vara nedskriven rent formellt.

Vad ska en arbetsmiljöpolicy innehålla?

Föreskriften anger att policyn ska beskriva hur arbetsmiljöförhållandena ska vara. Enligt de allmänna råden till § 7 AFS 2023:1 bör policyn beskriva det långsiktiga arbetet med arbetsmiljön, vara tydlig och konkret, och kunna följas upp.

Utifrån dessa krav rekommenderar Arbetsmiljöakuten att en arbetsmiljöpolicy innehåller följande delar:

1. Vision och övergripande mål

Beskriv den arbetsmiljö ni vill uppnå. Det kan vara övergripande formuleringar som att ingen ska drabbas av ohälsa eller skada på grund av arbetet, och att alla ska trivas och kunna utvecklas. Men stanna inte där — komplettera med konkreta mål.

2. Verksamhetsspecifika risker

De allmänna råden till § 7 anger att de risker som finns i arbetsmiljön är en viktig utgångspunkt när policyn ska formuleras. En bra policy nämner de risker som är mest relevanta för just er verksamhet. Ett byggföretag har andra risker än ett revisionskontor, och det ska synas i policyn.

3. Konkreta och mätbara mål

En policy som bara säger “vi ska ha en god arbetsmiljö” går inte att följa upp. Formulera i stället mål som kan mätas och utvärderas, exempelvis:

• Bullernivån i produktionshallen ska inte överstiga 80 dB(A)
• Alla nyanställda ska genomgå arbetsmiljöintroduktion inom första veckan
• Sjukfrånvaron ska minska med tio procent under året
• Alla medarbetare ska erbjudas ergonomisk genomgång av sin arbetsplats

4. Roller och arbetssätt

Beskriv övergripande hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas — vem som gör vad, hur samverkan fungerar och hur arbetsmiljöfrågorna integreras i den dagliga verksamheten. Detaljerna hör hemma i rutinerna (§ 8 AFS 2023:1), men policyn anger riktningen.

5. Förhållningssätt till lagstiftningen

Det kan vara värdefullt att ange att verksamheten ska uppfylla gällande arbetsmiljölagstiftning och att SAM ska bedrivas enligt AFS 2023:1. Det sätter en tydlig extern ram.

Kopplingen till mål för organisatorisk och social arbetsmiljö

AFS 2023:2 (Planering och organisering av arbetsmiljöarbete) kräver att arbetsgivaren har mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön som syftar till att främja hälsa och motverka ohälsa. Dessa mål bör vara förenliga med arbetsmiljöpolicyn.

I praktiken innebär det att policyn och OSA-målen hänger ihop. Arbetsmiljöakuten rekommenderar att ni antingen inkluderar OSA-målen direkt i policyn eller har dem som ett kompletterande dokument som refererar till policyn.

Så tar du fram en arbetsmiljöpolicy — steg för steg

1. Samla en arbetsgrupp

Börja med att samla en mindre grupp som tar fram ett första utkast. Det är svårt att formulera text i en stor grupp. Ha med representanter för ledningen, chefer och skyddsombud. Arbetsmiljöarbete ska ske i samverkan (§ 6 AFS 2023:1), och det gäller även framtagandet av policyn.

2. Kartlägg risker och nuläge

Inventera vilka arbetsmiljörisker som finns i verksamheten. Utgå från era senaste riskbedömningar, den årliga uppföljningen och eventuella medarbetarenkäter. Policyn ska spegla er verklighet, inte vara en generisk text.

3. Formulera utkast

Håll det kort — en A4-sida är ofta tillräckligt. Använd strukturen ovan: vision, risker, mätbara mål, roller och förhållningssätt. Undvik floskler och skriv så att en nyanställd förstår vad som gäller.

4. Förankra brett

Diskutera utkastet i skyddskommittén, på arbetsplatsträffar eller i workshops. Ju fler som känner igen sig i policyn, desto större är chansen att den faktiskt påverkar vardagen.

5. Beslut och spridning

Ledningen beslutar om den slutliga policyn. Se sedan till att den blir känd och tillgänglig — via intranät, anslagstavlor, nyhetsbrev eller introduktionsmaterial.

Vanliga misstag

Policyn är för generisk

En policy som kunde gälla vilken organisation som helst fyller ingen funktion. “Vi strävar efter en god arbetsmiljö” är inte tillräckligt. Anpassa policyn till er verksamhet, era risker och era förutsättningar.

Policyn ligger i en pärm och glöms bort

En policy som ingen känner till styr ingenting. Gör policyn levande genom att referera till den i det dagliga arbetsmiljöarbetet, vid introduktion av nyanställda och vid den årliga uppföljningen.

Policyn uppdateras aldrig

Arbetsmiljöpolicyn bör revideras regelbundet, exempelvis i samband med den årliga uppföljningen (§ 14 AFS 2023:1). Om verksamheten förändras — nya risker, ny organisation, nya mål — behöver policyn hänga med.

Policyn blandar krav och rekommendationer

Policyn beskriver vad ni vill uppnå och hur ni vill arbeta. Detaljerade rutiner för hur arbetsmiljöarbetet ska genomföras hör hemma i rutinerna (§ 8 AFS 2023:1), inte i policyn. Håll isär de två dokumenten.

Vanliga frågor om arbetsmiljöpolicy

Måste alla arbetsgivare ha en arbetsmiljöpolicy?

Ja. Kravet i § 7 AFS 2023:1 gäller alla arbetsgivare. Kravet på att policyn ska vara skriftlig gäller vid tio eller fler arbetstagare, men alla ska ha en policy.

Hur lång ska policyn vara?

Det finns inget krav på längd. Arbetsmiljöakuten rekommenderar att den hålls kort och konkret — ofta räcker en A4-sida. Det viktiga är att den är tydlig nog att kunna följas upp och tillräckligt specifik för er verksamhet.

Vad är skillnaden mellan arbetsmiljöpolicy och rutiner?

Arbetsmiljöpolicyn (§ 7) beskriver hur arbetsmiljöförhållandena ska vara — visionen och målen. Rutinerna (§ 8) beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till — vem som gör vad, när och hur. Policyn anger riktningen, rutinerna beskriver vägen dit. Läs mer i vår artikel om rutiner för SAM

Hur ofta ska policyn uppdateras?

Föreskriften anger inget specifikt intervall, men Arbetsmiljöakuten rekommenderar att policyn ses över i samband med den årliga uppföljningen. Revideringen behöver inte vara omfattande — det viktigaste är att kontrollera att policyn fortfarande speglar verksamhetens risker och mål. Läs mer i vår artikel om årlig uppföljning

Ska policyn omfatta distansarbete?

Ja. SAM omfattar hela verksamheten, inklusive distansarbete (allmänna råd till § 3 AFS 2023:1). Om distansarbete förekommer i er verksamhet bör policyn adressera de särskilda arbetsmiljöförhållanden som det medför — exempelvis ergonomi, social isolering och gränsdragning mellan arbete och fritid. Läs mer i vår guide till systematiskt arbetsmiljöarbete