Vad innebär arbetsanpassning arbetsgivare i praktiken? Arbetsgivaren ska anpassa arbetet för medarbetare som har nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete. Enligt AFS 2023:2 3 kap. § 1–7 gäller det både förebyggande — för att undvika ohälsa och sjukfrånvaro — och vid återgång i arbete efter sjukskrivning. Den här artikeln förklarar vad föreskriften kräver, hur processen ser ut i praktiken och var gränsen går mellan arbetsanpassning och rehabilitering.
Vad är arbetsanpassning?
Arbetsanpassning definieras i AFS 2023:2 3 kap. § 3 som en individuell åtgärd i den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön som syftar till att en arbetstagare med nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete kan fortsätta arbeta eller återgå i arbete.
Tre delar av definitionen är särskilt viktiga att förstå:
Individuell åtgärd. Arbetsanpassning handlar om åtgärder riktade mot en enskild arbetstagare, till skillnad från det generella arbetsmiljöarbetet som gäller alla. Föreskriften gäller uttryckligen situationer där det finns behov av anpassning “trots de åtgärder som vidtagits i det generella arbetsmiljöarbetet” (AFS 2023:2 3 kap. § 1).
Både förebyggande och vid återgång. Arbetsanpassning är inte bara något som blir aktuellt vid sjukskrivning. Det används även som förebyggande åtgärd för att undvika att ohälsa och sjukfrånvaro uppstår.
Tidsbegränsad eller varaktig. En arbetsanpassning kan vara tillfällig — exempelvis under en rehabiliteringsperiod — eller permanent om arbetstagaren har en bestående nedsättning.
Arbetsanpassning arbetsgivare innebär skyldigheter enligt lag
Föreskriften ställer fyra sammanhängande krav: att fortlöpande identifiera behov (§ 4), att ha rutiner för att ta emot information (§ 5), att utreda, genomföra och följa upp anpassningen (§ 6) och att ge arbetstagaren möjlighet att medverka (§ 7).
Krav 1: Fortlöpande identifiera behov (§ 4)
Enligt AFS 2023:2 3 kap. § 4 ska arbetsgivaren fortlöpande ta reda på om någon av arbetstagarna behöver arbetsanpassning.
Ordet “fortlöpande” innebär att arbetsgivaren inte kan nöja sig med att agera när en medarbetare sjukskriver sig. De allmänna råden rekommenderar att arbetsgivaren tar reda på behovet genom samtal med arbetstagaren — antingen vid vanliga möten i verksamheten eller vid särskilda möten.
Krav 2: Rutiner för att ta emot information (§ 5)
Enligt AFS 2023:2 3 kap. § 5 ska arbetsgivaren se till att det finns rutiner för att ta emot information om behov av arbetsanpassning. Av rutinerna ska det framgå:
- vem som ska ta emot informationen,
- vad mottagaren ska göra, och
- hur informationen kommer att hanteras.
Arbetsgivaren ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare. Har verksamheten tio eller fler arbetstagare ska rutinerna vara skriftliga.
Krav 3: Utreda, genomföra och följa upp (§ 6)
Enligt AFS 2023:2 3 kap. § 6 ska arbetsgivaren, när ett behov av arbetsanpassning har konstaterats:
- så snart det är möjligt utreda och ta ställning till hur arbetsanpassningen ska utformas,
- därefter så snart det är möjligt genomföra arbetsanpassningen,
- fortlöpande följa upp och kontrollera om arbetsanpassningen fungerar, och
- vid behov justera arbetsanpassningen.
De allmänna råden ger exempel på vad arbetsanpassning kan innebära konkret: särskild arbetsutrustning, anpassade arbetsuppgifter, anpassade arbetstider eller förändrad arbetsfördelning. De allmänna råden pekar också på att arbetsgivaren ska anlita företagshälsovård eller annan sakkunnig hjälp när den egna kompetensen inte räcker.
Krav 4: Arbetstagarens medverkan (§ 7)
Enligt AFS 2023:2 3 kap. § 7 ska arbetsgivaren ge den berörda arbetstagaren möjlighet att medverka i utredningen, utformningen och uppföljningen av arbetsanpassningen.
De allmänna råden hänvisar till skyddsombudets roll enligt arbetsmiljölagen 6 kap. 4 §. Skyddsombudet kan medverka som stöd om arbetstagaren önskar det.
Arbetsanpassning vs. rehabilitering — vad är skillnaden?
En av de vanligaste missuppfattningarna inom arbetsmiljöområdet är att arbetsanpassning och rehabilitering är samma sak. Det är de inte — de regleras i olika lagar med olika syften och olika ansvarsfördelning.
Arbetsanpassning regleras i arbetsmiljölagstiftningen (AFS 2023:2 kap 3) och handlar om att anpassa arbetet och arbetsmiljön. Ansvaret ligger hos arbetsgivaren. Syftet är att arbetstagaren ska kunna fortsätta arbeta eller återgå i arbete.
Rehabilitering regleras i socialförsäkringsbalken (30 kap.) och samordnas av Försäkringskassan. Arbetslivsinriktad rehabilitering syftar till att en person som drabbats av sjukdom ska återfå sin arbetsförmåga. Arbetsgivaren har skyldigheter inom rehabiliteringen, men Försäkringskassan har det samordnande ansvaret.
I praktiken sker arbetsanpassning och rehabilitering ofta parallellt. AFS 2023:2 3 kap. § 2 anger uttryckligen att bestämmelser om arbetsgivarens ansvar vid rehabilitering finns i 30 kap. socialförsäkringsbalken — ett tydligt tecken på att lagstiftaren ser dem som separata men sammanlänkade processer.
Arbetsgivaren ska exempelvis ta fram en plan för återgång i arbete senast efter 30 dagars sjukfrånvaro, om det kan antas att arbetsförmågan kommer vara nedsatt i minst 60 dagar. Det kravet kommer från socialförsäkringsbalken, inte från arbetsmiljölagstiftningen. Men de arbetsanpassningsåtgärder som behövs för att möjliggöra återgången regleras i AFS 2023:2 kap 3.
Arbetsanpassning arbetsgivare i praktiken
Steg 1: Upptäck behovet tidigt
Kravet i AFS 2023:2 3 kap. § 4 att fortlöpande ta reda på om behov finns innebär i praktiken att arbetsgivaren behöver vara uppmärksam på tidiga signaler. För att uppfylla kraven på arbetsanpassning arbetsgivare rekommenderar Arbetsmiljöakuten att man är observant på signaler som bristande koncentration, minskad produktivitet, ökad korttidsfrånvaro, nedstämdhet, irritation eller försämrade sociala kontakter.
Förebyggande arbetsanpassning — det vill säga anpassning innan sjukskrivning — har ofta bäst förutsättningar att lyckas. De allmänna råden till § 4 rekommenderar samtal med arbetstagaren som metod, antingen vid ordinarie möten eller vid särskilt arrangerade samtal.
Steg 2: Ta emot information via rutinerna
När ett behov uppmärksammas — av arbetstagaren själv, av chefen eller av företagshälsovården — ska informationen hanteras enligt de rutiner som krävs enligt AFS 2023:2 3 kap. § 5.
Arbetsmiljöakuten rekommenderar att rutinerna även beskriver vilka som i övrigt får ta del av informationen och vilka sekretessregler som gäller. Information om en medarbetares hälsa är känslig, och tydliga rutiner för informationshantering skapar trygghet för den berörda arbetstagaren.
Steg 3: Utreda och utforma anpassningen
Utredningen enligt AFS 2023:2 3 kap. § 6 punkt 1 ska klargöra vad arbetsanpassningen behöver kompensera och vilka åtgärder som är lämpliga. Arbetsmiljöakuten rekommenderar att utredningen utgår från dialog med den berörda arbetstagaren och, om möjligt, med stöd av medicinskt underlag.
De allmänna råden till § 6 ger fyra konkreta exempel på anpassningsåtgärder:
Särskild arbetsutrustning — exempelvis ergonomisk stol, höj- och sänkbart skrivbord, speciella verktyg eller hjälpmedel.
Anpassade arbetsuppgifter — exempelvis borttagande av tunga lyft, ändrade arbetsmoment eller annan arbetsfördelning.
Anpassade arbetstider — exempelvis deltidsarbete, ändrad schemaläggning eller borttagande av nattarbete.
Förändrad arbetsfördelning — exempelvis att arbetsuppgifter omfördelas i arbetsgruppen.
Det är arbetsgivaren som beslutar om arbetsanpassningen är skälig och rimlig. Även om samsyn är att eftersträva, har arbetsgivaren det slutliga beslutsansvaret.
Steg 4: Genomför snabbt
Formuleringen “så snart det är möjligt” i AFS 2023:2 3 kap. § 6 punkt 2 innebär att arbetsgivaren inte kan skjuta upp genomförandet utan godtagbara skäl. Arbetsmiljöakuten rekommenderar att arbetsgivaren dokumenterar beslutad anpassning, tidplan och ansvarig person — även om föreskriften inte ställer explicita dokumentationskrav.
Steg 5: Följ upp och justera
Enligt AFS 2023:2 3 kap. § 6 punkt 3–4 ska arbetsgivaren fortlöpande följa upp om anpassningen fungerar och vid behov justera den. Arbetsmiljöakuten rekommenderar att arbetsgivaren bokar in uppföljningssamtal redan vid genomförandet och att uppföljningen dokumenteras.
En arbetsanpassning som inte följs upp riskerar att bli verkningslös — arbetstagaren kanske inte vågar signalera att den inte fungerar, eller förutsättningarna kan förändras.
Ta hjälp av företagshälsovården
De allmänna råden till AFS 2023:2 3 kap. § 6 hänvisar till AFS 2023:1 om att anlita företagshälsovård eller annan sakkunnig hjälp när den egna kompetensen inte räcker. Arbetsmiljöakuten rekommenderar att arbetsgivaren involverar företagshälsovården tidigt, särskilt vid komplexa fall som psykisk ohälsa, kroniska sjukdomar eller belastningsskador.
Läs mer i vår artikel om företagshälsovård och arbetsmiljö →
Vanliga frågor om arbetsanpassning
Måste arbetsgivaren alltid anpassa arbetet?
Arbetsgivaren ska utreda och genomföra arbetsanpassning när det finns ett behov, men anpassningen ska vara skälig och rimlig. Arbetsgivaren har det slutliga beslutsansvaret och behöver inte genomföra åtgärder som är orimliga i förhållande till verksamhetens resurser och möjligheter. Skyldigheten att fortlöpande ta reda på om behov finns (AFS 2023:2 3 kap. § 4) och att ha rutiner (AFS 2023:2 3 kap. § 5) gäller dock oavsett.
Vad är skillnaden mellan arbetsanpassning och rehabilitering?
Arbetsanpassning regleras i AFS 2023:2 kap 3 och handlar om att anpassa arbetet och arbetsmiljön. Rehabilitering regleras i socialförsäkringsbalken och samordnas av Försäkringskassan. Arbetsanpassning ligger helt på arbetsgivarens ansvar, medan rehabilitering involverar flera aktörer. I praktiken samverkar de ofta — arbetsanpassning är ett av arbetsgivarens viktigaste verktyg inom rehabiliteringsprocessen.
Ska arbetstagaren vara med i processen?
Ja. Enligt AFS 2023:2 3 kap. § 7 ska arbetsgivaren ge den berörda arbetstagaren möjlighet att medverka i utredningen, utformningen och uppföljningen av arbetsanpassningen. Arbetstagaren kan också ha med sig skyddsombudet som stöd.
När ska arbetsgivaren ta fram en plan för återgång i arbete?
Kravet på en plan för återgång i arbete kommer från socialförsäkringsbalken, inte från AFS 2023:2. Arbetsgivaren ska upprätta planen senast efter 30 dagars sjukfrånvaro, om det kan antas att arbetsförmågan kommer vara nedsatt i minst 60 dagar. Planen ska kontinuerligt följas upp och revideras vid behov.
Sammanfattning — arbetsanpassning arbetsgivare
Arbetsanpassning enligt AFS 2023:2 3 kap. § 1–7 innebär att arbetsgivaren individuellt ska anpassa arbetet för medarbetare med nedsatt arbetsförmåga. Skyldigheten är fyrdelad: fortlöpande identifiera behov (§ 4), ha rutiner för att ta emot information (§ 5), utreda, genomföra och följa upp anpassningen (§ 6) samt ge arbetstagaren möjlighet att medverka (§ 7).
Arbetsanpassning är inte samma sak som rehabilitering. Arbetsanpassning regleras i arbetsmiljölagstiftningen och handlar om att anpassa arbetet. Rehabilitering regleras i socialförsäkringsbalken och samordnas av Försäkringskassan. I praktiken samverkar processerna, men det är viktigt att hålla isär dem.
Tidiga insatser ger ofta bäst resultat. Arbetsgivaren som upptäcker signaler tidigt och agerar snabbt har störst chans att undvika långvarig sjukfrånvaro och behålla medarbetarens arbetsförmåga. Läs mer i vår artikel om ohälsosam arbetsbelastning →
