Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet – krav och genomförande
Årlig uppföljning SAM är ett lagkrav för alla arbetsgivare. Alla arbetsgivare ska varje år följa upp sitt systematiska arbetsmiljöarbete. Kravet finns i § 14 AFS 2023:1. Den årliga uppföljningen är inte en granskning av arbetsmiljön — det är en granskning av hur ni arbetar med arbetsmiljön. Fungerar era rutiner? Har riskbedömningar genomförts? Har åtgärder gett effekt? Den här artikeln förklarar vad föreskriften kräver och hur du genomför en uppföljning som faktiskt förbättrar arbetsmiljöarbetet.
Vad kräver föreskriften?
Arbetsgivaren ska varje år följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet (§ 14 AFS 2023:1). Uppföljningen ska visa:
- Om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt bestämmelserna i föreskriften
- Om arbetsmiljöarbetet fungerar
Om uppföljningen visar att det finns brister ska arbetsgivaren vidta förbättrande åtgärder. Resultatet ska dokumenteras skriftligt om det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten.
Enligt de allmänna råden till § 14 kan det finnas skäl för fler uppföljningar än en om året, exempelvis efter en omorganisation, ett olycksfall eller ett allvarligt tillbud.
Skillnaden mellan uppföljning av SAM och uppföljning av arbetsmiljön
Det här är en viktig distinktion som ofta missas. Den årliga uppföljningen enligt § 14 granskar systemet — alltså hur ni organiserar och bedriver ert arbetsmiljöarbete. Det är i princip en intern revision av ert SAM.
Uppföljningen av arbetsmiljön — alltså de faktiska förhållandena på arbetsplatsen — sker löpande genom undersökningar, riskbedömningar och kontroll av åtgärder (§§ 11–13 AFS 2023:1). Läs mer i vår artikel om riskbedömning
De två hänger förstås ihop: om den årliga uppföljningen visar att ni inte genomfört riskbedömningar regelbundet, så är det en brist i systemet som sannolikt också innebär brister i den faktiska arbetsmiljön.
Vem ansvarar?
Ansvaret för den årliga uppföljningen ligger hos arbetsgivaren. I ett mindre företag innebär det ofta att ägaren eller VD:n genomför uppföljningen. I en större organisation kan genomförandet fördelas till chefer på olika nivåer, men det yttersta ansvaret stannar hos högsta ledningen.
Uppföljningen ska göras i samverkan. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna och skyddsombuden möjlighet att medverka i hela det systematiska arbetsmiljöarbetet (§ 6 AFS 2023:1), och den årliga uppföljningen är inget undantag. I praktiken innebär det att skyddsombudet bör delta aktivt i genomförandet.
Så genomför du den årliga uppföljningen
1. Bestäm tid och form
Välj en tidpunkt som passar verksamheten — många gör uppföljningen i början av året, men det finns inget krav på exakt tidpunkt. Det viktiga är att den genomförs minst en gång per år. Bestäm också formatet: ett möte mellan chef och skyddsombud, en workshop med ledningsgruppen, eller en strukturerad genomgång i skyddskommittén.
2. Samla underlag
Innan uppföljningen behöver ni ha tillgång till de dokument och data som visar hur arbetsmiljöarbetet bedrivits under året:
- Arbetsmiljöpolicyn
- Rutiner för SAM
- Uppgiftsfördelningen
- Genomförda riskbedömningar
- Handlingsplaner och status på åtgärder
- Utredningar av ohälsa, olycksfall och tillbud
- Sjukfrånvarostatistik
- Resultat från medarbetarenkäter
- Eventuella krav från Arbetsmiljöverket
3. Gå igenom varje del av SAM
Uppföljningen ska visa om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskriften och om det fungerar. För en lyckad årlig uppföljning SAM rekommenderar Arbetsmiljöakuten att ni systematiskt går igenom varje krav i AFS 2023:1 och bedömer om det uppfyllts. Här är de centrala frågorna:
Samverkan och medverkan (§ 6):
– Har arbetstagare och skyddsombud getts möjlighet att medverka?
– Fungerar formerna för samverkan?
Arbetsmiljöpolicy (§ 7):
– Finns en arbetsmiljöpolicy?
– Är den känd bland medarbetarna?
– Är den aktuell och anpassad till verksamheten?
Rutiner (§ 8):
– Finns rutiner som beskriver hur SAM ska gå till?
– Är de kända och fungerar de i praktiken?
Uppgiftsfördelning (§ 9):
– Finns en tydlig uppgiftsfördelning?
– Har de som fått uppgifter tillräckliga kunskaper, befogenheter och resurser?
– Fungerar uppgiftsfördelningen vid frånvaro?
Kunskaper (§ 10):
– Har alla arbetstagare tillräckliga kunskaper om risker i sitt arbete?
– Finns skriftliga instruktioner vid allvarliga risker?
– Får nyanställda och inhyrd personal en bra arbetsmiljöintroduktion?
Undersökning och riskbedömning (§ 11):
– Undersöks arbetsmiljön regelbundet?
– Dokumenteras riskbedömningarna skriftligt?
– Görs riskbedömning vid förändringar i verksamheten?
Utredning (§ 12):
– Utreds ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud?
– Har bakomliggande orsaker klarlagts?
Åtgärder (§ 13):
– Finns handlingsplaner för åtgärder som inte genomförs direkt?
– Kontrolleras genomförda åtgärder?
– Har åtgärderna haft önskad effekt?
Företagshälsovård (§§ 15–16):
– Har behovet av extern hjälp undersökts?
– Får företagshälsovården den information den behöver?
4. Identifiera brister och besluta om förbättringar
Om uppföljningen visar brister ska arbetsgivaren vidta förbättrande åtgärder (§ 14 AFS 2023:1). Dokumentera vilka brister som identifierats och vilka åtgärder som ska vidtas, med tidsplan och ansvarig person. Brister som inte kan åtgärdas omedelbart bör föras in i handlingsplanen.
5. Dokumentera
Resultatet av uppföljningen ska dokumenteras skriftligt om det finns tio eller fler arbetstagare (§ 14 AFS 2023:1). Men även för mindre verksamheter är skriftlig dokumentation värdefullt — den fungerar som referenspunkt för nästa års uppföljning och visar att uppföljningen faktiskt genomförts.
Dokumentationen bör innehålla:
- Datum och vilka som deltog
- Genomgång av varje SAM-del med bedömning
- Identifierade brister
- Beslutade förbättringsåtgärder med tidsplan och ansvarig
- Eventuella övergripande slutsatser
När ska årlig uppföljning SAM göras?
Föreskriften anger att uppföljningen ska göras varje år men specificerar inte när på året. Arbetsmiljöakuten rekommenderar att ni väljer en tidpunkt som passar verksamhetens årshjul. Många organisationer lägger uppföljningen i samband med budgetprocessen eller verksamhetsplaneringen — det gör det naturligt att koppla identifierade brister till resurser och åtgärder för kommande år.
Tänk också på att det enligt de allmänna råden till § 14 kan finnas skäl för extra uppföljningar utöver den årliga, exempelvis vid större omorganisationer, efter allvarliga olycksfall eller tillbud, eller om verksamheten förändrats väsentligt.
Vanliga misstag
Uppföljningen blandas ihop med riskbedömning
Den årliga uppföljningen granskar systemet, inte arbetsmiljön direkt. Att göra en skyddsrond eller medarbetarenkät är inte samma sak som att följa upp SAM. Båda behövs, men de fyller olika funktioner.
Uppföljningen blir en formalitet
Om uppföljningen genomförs som ett snabbt kryssande i en checklista utan reflektion, missar ni poängen. Syftet är att identifiera vad som fungerar och vad som behöver förbättras. Avsätt tid för en ärlig diskussion.
Brister dokumenteras men åtgärdas aldrig
En uppföljning som visar brister men inte leder till handling är meningslös — och strider mot § 14, som kräver att brister ska leda till förbättrande åtgärder. Koppla alltid identifierade brister till en åtgärdsplan.
Ledningen involveras inte
I större organisationer är det vanligt att uppföljningen genomförs ute i verksamheten men aldrig aggregeras och rapporteras uppåt. Ledningen behöver få en samlad bild för att kunna fatta beslut om resurser och prioriteringar.
Vanliga frågor om årlig uppföljning SAM
Måste uppföljningen dokumenteras skriftligt?
Kravet på skriftlig dokumentation gäller vid tio eller fler arbetstagare (§ 14 AFS 2023:1). Uppföljningen i sig ska alltid genomföras, oavsett storlek. Arbetsmiljöakuten rekommenderar skriftlig dokumentation även för mindre verksamheter.
Kan vi använda Arbetsmiljöverkets mallar?
Ja. Arbetsmiljöverket tillhandahåller exempelmallar och blanketter för årlig uppföljning på sin webbplats. De kan vara ett bra stöd, särskilt för verksamheter som genomför uppföljningen för första gången. Anpassa dem efter er verksamhet.
Vad händer om vi upptäcker att vi inte genomfört riskbedömningar under året?
Det är en brist som ska åtgärdas. Dokumentera bristen, planera in riskbedömningar och bestäm vem som ansvarar. Det är precis denna typ av insikt som den årliga uppföljningen ska ge. Läs mer i vår artikel om riskbedömning
Ska företagshälsovården delta i uppföljningen?
Det finns inget krav på det, men det kan vara värdefullt. Företagshälsovården kan bidra med ett utifrånperspektiv och hjälpa till att identifiera brister som interna aktörer kanske inte ser. Läs mer i vår artikel om företagshälsovård
