Rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet – krav och praktik enligt AFS 2023:1

Tydliga rutiner arbetsmiljöarbete är grunden för fungerande SAM. Rutiner är det som gör systematiskt arbetsmiljöarbete systematiskt. Utan rutiner blir arbetsmiljöarbetet beroende av enskilda personers initiativ och kunskap — och faller mellan stolarna vid personalbyte, sjukdom eller hög arbetsbelastning. Kravet på rutiner finns i § 8 AFS 2023:1. Den här artikeln förklarar vad föreskriften kräver, vilka rutiner som behövs och hur du tar fram rutiner som faktiskt används i vardagen.

Vad kräver föreskriften?

Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till (§ 8 AFS 2023:1).

Rutinerna ska vara skriftliga om det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten. Rutinerna ska beskriva när, hur och av vem som de olika delarna av arbetsmiljöarbetet ska genomföras, samt vilka som ska medverka. Rutinerna ska skapa ordning och reda i arbetsmiljöarbetet.

Skillnaden mellan policy och rutiner

Arbetsmiljöpolicyn (§ 7) beskriver hur arbetsmiljöförhållandena ska vara — den anger riktningen och de övergripande målen. Rutinerna (§ 8) beskriver hur ni i praktiken ska arbeta med arbetsmiljön — de anger de konkreta tillvägagångssätten. Läs mer i vår artikel om arbetsmiljöpolicy

Policyn svarar på frågan vart vill vi? Rutinerna svarar på frågan hur tar vi oss dit?

Vilka rutiner behövs?

Föreskriften anger inte vilka specifika rutiner som krävs — bara att det ska finnas rutiner som beskriver hur SAM ska gå till. I praktiken betyder det att ni behöver rutiner för alla de centrala delarna av arbetsmiljöarbetet.

För effektiva rutiner arbetsmiljöarbete rekommenderar Arbetsmiljöakuten att ni som minimum har rutiner för:

Rutiner kopplade till SAM-hjulet

Undersökning och riskbedömning — hur arbetsmiljön undersöks regelbundet, vilka metoder som används (skyddsronder, enkäter, mätningar), hur ofta, vem som ansvarar och hur riskerna bedöms och dokumenteras. Läs mer i vår artikel om riskbedömning

Riskbedömning vid förändringar — hur ni säkerställer att arbetsmiljörisker bedöms innan förändringar genomförs (§ 11 AFS 2023:1), vem som ansvarar och hur skyddsombudet involveras.

Handlingsplaner och åtgärder — hur åtgärder som inte kan genomföras direkt dokumenteras i handlingsplan, vem som beslutar, hur uppföljning sker och när genomförda åtgärder kontrolleras.

Utredning av ohälsa, olycksfall och tillbud — hur utredningar genomförs när någon drabbas, vem som ansvarar, hur bakomliggande orsaker kartläggs och hur resultatet återförs till det förebyggande arbetet (§ 12 AFS 2023:1).

Årlig uppföljning — hur den årliga uppföljningen av SAM genomförs, när på året, vilka som deltar och hur resultatet dokumenteras (§ 14 AFS 2023:1). Läs mer i vår artikel om årlig uppföljning

Kunskaper och skriftliga instruktioner — hur ni säkerställer att alla arbetstagare har tillräckliga kunskaper om risker i sitt arbete, och hur skriftliga instruktioner tas fram, uppdateras och görs kända vid allvarliga risker (§ 10 AFS 2023:1). Läs mer i vår artikel om kunskaper och skriftliga instruktioner

Rutiner för specifika områden

Introduktion av nyanställda — hur nyanställda, omplacerade, praktikanter, minderåriga och inhyrd personal introduceras i arbetsmiljöarbetet, vilka risker de informeras om och vilka kunskaper de ska ha innan de börjar arbeta.

Kränkande särbehandling — hur kränkande särbehandling hanteras, vem man vänder sig till, hur utredning sker och vilka åtgärder som vidtas. Kravet på sådana rutiner finns även i AFS 2023:2.

Rehabilitering och arbetsanpassning — hur ni arbetar med arbetsanpassning och stödjer medarbetare som behöver rehabilitering.

Inköp och underhåll — hur arbetsmiljöaspekter beaktas vid inköp av varor och tjänster, samt hur underhåll och besiktning av maskiner och teknisk utrustning sker.

Så tar du fram bra rutiner

1. Utgå från er verksamhet

Undvik att kopiera standardmallar rakt av. Era rutiner ska spegla hur ni faktiskt arbetar — eller hur ni vill arbeta. En liten konsultfirma behöver enklare rutiner än en industriverksamhet med tunga maskiner och kemikalier.

2. Besvara de fyra frågorna

Varje rutin bör tydligt besvara:

• När — hur ofta eller vid vilka tillfällen ska aktiviteten genomföras?
• Hur — vilka steg ingår, vilka verktyg eller mallar används?
• Vem — vem ansvarar för att aktiviteten genomförs?
• Vilka medverkar — vilka ska vara delaktiga (skyddsombud, arbetstagare, företagshälsovård)?

3. Håll det kort och konkret

En rutin som ingen orkar läsa kommer ingen att följa. Skriv kort, använd tydligt språk och undvik onödig byråkrati. En sida per rutin är ofta tillräckligt.

4. Förankra och sprid

Ta fram rutinerna i samverkan med skyddsombud och berörda arbetstagare (§ 6 AFS 2023:1). Se sedan till att rutinerna är lättillgängliga — på intranätet, i en arbetsmiljöhandbok eller i det system ni redan använder. En rutin som ligger gömd i en pärm fyller ingen funktion.

5. Se över regelbundet

Rutiner som inte uppdateras blir snabbt inaktuella. Arbetsmiljöakuten rekommenderar att ni ser över rutinerna i samband med den årliga uppföljningen. Har rutinerna fungerat? Har verksamheten förändrats på ett sätt som kräver uppdatering?

Arbetsmiljöhandbok — samla allt på ett ställe

Många verksamheter väljer att samla arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och blanketter i en gemensam arbetsmiljöhandbok. Det är inget krav i föreskriften, men det skapar överblick och gör det enkelt att hitta rätt.

En arbetsmiljöhandbok kan innehålla:

• Arbetsmiljöpolicy (§ 7)
• Rutiner för SAM (§ 8)
• Uppgiftsfördelning (§ 9)
• Mallar för riskbedömning och handlingsplan
• Mall för utredning av ohälsa och tillbud
• Blankett för tillbudsrapportering
• Årshjul för arbetsmiljöarbetet
• Kontaktuppgifter till företagshälsovård och skyddsombud

Vanliga misstag

Rutiner som är för allmänna

“Vi ska undersöka arbetsmiljön regelbundet” är inte en rutin — det är en ambition. En rutin anger att avdelningschefen genomför skyddsrond varje kvartal med en checklista anpassad för verksamheten, i samverkan med skyddsombudet, och att resultatet dokumenteras i mallen för riskbedömning.

Rutiner som ingen känner till

Rutiner som inte kommuniceras till de som ska använda dem fyller ingen funktion. Se till att alla berörda vet att rutinerna finns, var de finns och vad de innebär.

Rutiner utan koppling till verkligheten

Om rutinerna beskriver ett arbetssätt som ingen följer i praktiken finns det två möjligheter: antingen behöver arbetssättet förändras, eller så behöver rutinerna uppdateras. Gapet mellan rutin och verklighet är ett vanligt fynd vid den årliga uppföljningen.

Vanliga frågor om rutiner arbetsmiljöarbete

Måste rutinerna vara skriftliga?

Kravet på skriftlighet gäller vid tio eller fler arbetstagare (§ 8 AFS 2023:1). Mindre verksamheter ska också ha rutiner, men de behöver inte vara nedskrivna. Arbetsmiljöakuten rekommenderar ändå skriftlig dokumentation — det säkerställer att rutinerna inte är personberoende.

Hur detaljerade ska rutinerna vara?

Tillräckligt detaljerade för att en ny person ska kunna förstå hur arbetsmiljöarbetet ska gå till. Inte så detaljerade att de blir ohanterliga. Anpassa detaljnivån till verksamhetens storlek och komplexitet.

Vad är skillnaden mellan rutiner och skriftliga instruktioner?

Rutiner (§ 8) beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas — det vill säga hur ni organiserar och genomför SAM. Skriftliga instruktioner (§ 10) handlar om hur specifika arbetsuppgifter ska utföras säkert vid allvarliga risker. Rutiner styr arbetet med arbetsmiljön; instruktioner styr arbetet i arbetsmiljön. Läs mer i vår artikel om kunskaper och skriftliga instruktioner

Kan vi ha digitala rutiner?

Ja. Föreskriften ställer inga krav på format. Digitala rutiner — i ett intranät, ett ärendehanteringssystem eller ett delat dokument — fungerar minst lika bra som pappersbaserade, ofta bättre. Det viktiga är att de är lättillgängliga för alla berörda.