Kunskaper och skriftliga instruktioner – krav enligt AFS 2023:1
Rätt kunskaper arbetsmiljö är avgörande för säkert arbete. En arbetstagare som inte vet vilka risker som finns i arbetet kan inte skydda sig. En skriftlig instruktion som inte finns när den behövs kan vara skillnaden mellan ett tillbud och en allvarlig olycka. Kravet på kunskaper och instruktioner finns i § 10 AFS 2023:1. Den här artikeln förklarar vad lagen kräver, vem som ska ha vilka kunskaper och när skriftliga instruktioner är obligatoriska.
Vad kräver föreskriften?
Paragraf 10 i AFS 2023:1 innehåller flera krav som hänger ihop:
Kunskaper för alla arbetstagare. Arbetsgivaren ska se till att alla arbetstagare har tillräckliga kunskaper om:
- De risker som är förbundna med arbetet
- Hur riskerna kan förebyggas
Skriftliga instruktioner vid allvarliga risker. Om riskbedömningen visar att det finns allvarliga risker i arbetet ska arbetsgivaren se till att det finns skriftliga instruktioner för hur arbetet ska utföras säkert.
Kunskaper för chefer och arbetsledare. Arbetsgivaren ska se enligt AFS 2023:1 § 9 till att de som fått uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet har tillräckliga kunskaper om:
- Bestämmelser som har betydelse för arbetsmiljön
- Fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som innebär risker
- Åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall
Notera att kunskapskravet gäller alla arbetsgivare och alla arbetstagare — det finns inget undantag för små verksamheter.
Kunskaper — mer än en utbildningsdag
Kravet i § 10 handlar inte bara om formell utbildning. Kunskaper kan inhämtas på flera sätt. Enligt de allmänna råden till § 10 AFS 2023:1 kan kunskaper skaffas genom utbildning, introduktion och genom att delta i det dagliga arbetsmiljöarbetet.
Det viktiga är resultatet: arbetstagaren ska faktiskt veta vilka risker som finns och hur de förebyggs. För att säkra rätt kunskaper arbetsmiljö rekommenderar Arbetsmiljöakuten att ni tänker på kunskaper som en löpande process, inte ett engångstillfälle.
Kunskaper för arbetstagare
Varje arbetstagare ska ha kunskaper om riskerna i just sitt arbete. Det innebär att kunskapsbehovet varierar beroende på arbetsuppgifter — en lagerarbetare som kör truck behöver andra kunskaper än en kontorsarbetare. Konkret kan det handla om:
- Vilka fysiska risker som finns (tunga lyft, buller, kemikalier, maskiner)
- Vilka organisatoriska och sociala risker som finns (hög arbetsbelastning, skiftarbete, ensamarbete, kränkande särbehandling)
- Hur man förebygger riskerna (arbetsmetoder, skyddsutrustning, rutiner)
- Vad man gör om något händer (tillbudsrapportering, nödrutiner)
Kunskaper för chefer och arbetsledare
Kraven på chefer och arbetsledare är högre. De ska inte bara känna till riskerna i arbetet utan också ha kunskaper om gällande bestämmelser och om hur man förebygger ohälsa och olycksfall systematiskt. Det kopplar direkt till uppgiftsfördelningen — de som får arbetsmiljöuppgifter ska ha kunskaper, befogenheter och resurser för att kunna utföra dem (§ 9 AFS 2023:1). Läs mer i vår artikel om uppgiftsfördelning
I praktiken innebär det att chefer och arbetsledare som regel behöver en grundläggande arbetsmiljöutbildning som täcker lagstiftning, SAM-processen, riskbedömning och samverkan. Utbildningen bör även omfatta organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2023:2 kap 2.).
Nyanställda, inhyrda och omplacerade
De allmänna råden till § 10 AFS 2023:1 lyfter fram att kunskaper är särskilt viktiga för nyanställda, inhyrd personal och arbetstagare som fått ändrade arbetsuppgifter. Statistiken talar sitt tydliga språk — nyanställda drabbas oftare av arbetsskador, och många olyckor inträffar den allra första tiden på ett nytt jobb.
Arbetsmiljöakuten rekommenderar att varje verksamhet har en strukturerad introduktion som inkluderar:
- Vilka risker som finns på arbetsplatsen och i de specifika arbetsuppgifterna
- Hur riskerna förebyggs — arbetsmetoder, skyddsutrustning, rutiner
- Var skriftliga instruktioner och säkerhetsinformation finns
- Vem som är skyddsombud och vem man vänder sig till vid frågor
- Rutiner vid tillbud, olycksfall och nödsituationer
Skriftliga instruktioner — när de krävs
Skriftliga instruktioner är obligatoriska när riskbedömningen visar att det finns allvarliga risker i arbetet (§ 10 AFS 2023:1). Kravet gäller alla arbetsgivare, oavsett storlek.
Vad är en allvarlig risk?
En allvarlig risk innebär att det finns stor sannolikhet att ohälsa eller olycksfall ska inträffa och/eller att konsekvensen kan bli en icke obetydlig personskada, fysisk eller psykisk. Om ni använder en riskmatris motsvarar det typiskt riskvärden i de högre klasserna. Läs mer i vår artikel om riskbedömning
Vad ska instruktionen innehålla?
Föreskriften anger att instruktionen ska beskriva hur arbetet ska utföras säkert. Arbetsmiljöakuten rekommenderar att en skriftlig instruktion som minimum innehåller:
- Vilken risk instruktionen avser
- Vilka arbetsmoment som berörs
- Hur arbetet ska utföras steg för steg för att minimera risken
- Vilken skyddsutrustning som ska användas
- Vilka begränsningar som gäller (exempelvis att arbetet inte får utföras ensam)
- Vad man gör vid avvikelser — vem som kontaktas, hur arbetet avbryts
Krav på instruktionens utformning
Enligt AFS 2023:1 § 10 ska instruktionerna vara aktuella och målgruppsanpassade. Det innebär att:
- Instruktionen ska vara skriven på ett språk som alla berörda förstår — vid behov på flera språk
- Instruktionen ska vara anpassad till de arbetstagare som faktiskt utför arbetet
- Instruktionen ska hållas uppdaterad — en inaktuell instruktion kan vara värre än ingen instruktion alls
Exempel på situationer som kräver skriftliga instruktioner
- Arbete med farliga kemikalier
- Arbete med tunga maskiner eller truckar
- Arbete på höjd
- Heta arbeten (svetsning, lödning, skärning)
- Ensamarbete med allvarliga risker
- Arbetsmoment med risk för allvarlig belastningsskada
- Hantering av hot- och våldssituationer i yrken med hög risk
Dokumentation — vad gäller?
Kravet på skriftliga instruktioner vid allvarliga risker gäller alla arbetsgivare — det finns inget undantag för verksamheter med färre än tio anställda. Detta skiljer sig från dokumentationskraven för policy, rutiner och uppgiftsfördelning, där skriftlighetskravet inträder vid tio arbetstagare.
| Dokument | Alla arbetsgivare | ≥ 10 arbetstagare |
|---|---|---|
| Skriftliga instruktioner vid allvarliga risker (§ 10) | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Riskbedömningar (§ 11) | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Handlingsplaner (§ 13) | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Arbetsmiljöpolicy (§ 7) | Ska finnas | ✅ Skriftlig |
| Rutiner (§ 8) | Ska finnas | ✅ Skriftliga |
| Uppgiftsfördelning (§ 9) | Ska finnas | ✅ Skriftlig |
| Årlig uppföljning (§ 14) | Ska genomföras | ✅ Skriftlig |
Vanliga frågor om kunskaper arbetsmiljö
Kunskaper ges bara vid anställning
Kunskapsbehovet förändras — nya risker tillkommer, arbetsmetoder ändras, föreskrifter uppdateras. Arbetsmiljöakuten rekommenderar att kunskaperna uppdateras regelbundet och alltid i samband med förändringar i arbetet.
Instruktioner finns men ingen känner till dem
En instruktion som ligger i en pärm på kontoret hjälper inte den som arbetar ute i verkstan. Se till att instruktionerna finns tillgängliga där arbetet utförs och att berörda arbetstagare vet att de finns och var de finns.
Instruktioner som är för generella
“Var försiktig vid lyft” är inte en skriftlig instruktion. En instruktion ska vara konkret och beskriva steg för steg hur arbetet utförs säkert.
Vanliga frågor
Måste vi ha skriftliga instruktioner för alla arbetsmoment?
Nej. Kravet gäller när riskbedömningen visar allvarliga risker (§ 10 AFS 2023:1). Vid lägre risker räcker det med att arbetstagarna har tillräckliga kunskaper om riskerna och hur de förebyggs.
Vem ansvarar för att ta fram instruktionerna?
Arbetsgivaren. I praktiken kan uppgiften fördelas till den chef eller arbetsledare som ansvarar för det aktuella arbetsområdet. Skyddsombudet bör ges möjlighet att medverka. Vid behov kan företagshälsovården bistå med specialkompetens. Läs mer i vår artikel om företagshälsovård
Behöver instruktionerna vara på flera språk?
Föreskriften anger att instruktionerna ska vara målgruppsanpassade. Om arbetstagare inte har svenska som modersmål kan det innebära att instruktioner behöver finnas på andra språk eller kompletteras med bilder och symboler. Det avgörande är att alla berörda faktiskt förstår instruktionen.
Hur hänger kunskapskravet ihop med arbetsmiljöutbildning för skyddsombud?
Skyddsombudet behöver kunskaper för att kunna utföra sitt uppdrag — det framgår av arbetsmiljölagens förarbeten. Utbildningen bekostas normalt av arbetsgivaren och bör omfatta arbetsmiljölagstiftning, SAM-processen och de specifika risker som finns i verksamheten. Läs mer i vår artikel om medverkan
