Uppgiftsfördelning i arbetsmiljöarbetet – krav och praktik enligt AFS 2023:1
Uppgiftsfördelning arbetsmiljö är en av grundpelarna i SAM. Uppgiftsfördelning innebär att arbetsgivaren fördelar konkreta arbetsmiljöuppgifter till chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare i verksamheten. Det är ett av grundkraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet och regleras i § 9 AFS 2023:1 tillsammans med Bilaga 1. Den här artikeln förklarar vad föreskriften kräver, varför uppgiftsfördelning inte är detsamma som att delegera ansvar, och hur du organiserar fördelningen i praktiken.
Uppgiftsfördelning är inte delegation av ansvar
Det här är den vanligaste missuppfattningen inom arbetsmiljöarbetet och den viktigaste punkten att förstå: arbetsgivaren har alltid kvar ansvaret för arbetsmiljön, även när uppgifter fördelats till andra (allmänna råd till § 9 AFS 2023:1).
I andra ledarskapsfrågor talar man ofta om delegering — att en chef lämnar över både uppgift och ansvar. Inom arbetsmiljöarbetet fungerar det annorlunda. Termen uppgiftsfördelning används medvetet för att markera att det är uppgiften som fördelas, inte ansvaret. Den som får en uppgift ansvarar för att utföra den, men det yttersta ansvaret stannar hos arbetsgivaren.
Det innebär att om en chef fördelar en arbetsmiljöuppgift till en arbetsledare som saknar resurser att genomföra den — då är det arbetsgivarens ansvar som brister, inte arbetsledarens.
Vad kräver föreskriften?
Grundkravet (§ 9 AFS 2023:1)
Arbetsgivaren ska fördela uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet till en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare i verksamheten.
De som får uppgifter ska uppfylla tre villkor:
- Vara tillräckligt många för att kunna utföra de uppgifter som behövs
- Ha tillräckliga befogenheter och resurser — det vill säga rätten att fatta beslut och vidta åtgärder, samt ekonomiska medel, tid, personal, utrustning och lokaler
- Ha tillräckliga kunskaper om:
- Bestämmelser som har betydelse för arbetsmiljön
- Fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som innebär risker
- Åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall
Arbetsgivaren ska dessutom se till att de som får uppgifter har tillräcklig kompetens för att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete (§ 9 AFS 2023:1).
Uppgiftsfördelningen ska vara skriftlig om det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten.
Bilaga 1 — ytterligare krav
Utöver grundkraven i § 9 kräver AFS 2023:1 att kraven i Bilaga 1 uppfylls. Bilagan specificerar vad arbetsgivaren ska säkerställa för de personer som får arbetsmiljöuppgifter. De ska:
- Få tillgång till eventuella anmälda arbetsskador till Försäkringskassan
- Få tillgång till information om de förebyggande arbetsmiljöåtgärderna i verksamheten
- Känna till eventuella krav på åtgärder från Arbetsmiljöverket
- Få lämna synpunkter till arbetsgivaren om bland annat:
- Valet av andra arbetstagare som har uppgifter i arbetsmiljöarbetet
- Val av de som behövs för första hjälpen, brandbekämpning och utrymning
- Att anlita företagshälsovård
- Uppläggningen av arbetsmiljöarbetet
- Riskbedömningar
- Åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall
- Personlig skyddsutrustning
- Anmälningar om arbetsskador
Bilaga 1 är en del av föreskriften som ofta förbises, men den säkerställer att de som har arbetsmiljöuppgifter inte bara får uppgiften utan också den information och det inflytande som behövs för att göra ett bra jobb.
Så gör du i praktiken
Bestäm vilka uppgifter som ska fördelas
Börja med att identifiera alla återkommande arbetsmiljöuppgifter i verksamheten. För en tydlig uppgiftsfördelning arbetsmiljö rekommenderar Arbetsmiljöakuten att ni listar uppgifterna konkret:
- Genomföra skyddsronder
- Hålla arbetsplatsträffar med arbetsmiljö på agendan
- Genomföra riskbedömningar vid förändringar
- Följa upp handlingsplaner
- Utreda tillbud, ohälsa och olycksfall
- Säkerställa att nyanställda får arbetsmiljöintroduktion
- Beställa och följa upp företagshälsovårdstjänster
- Kontrollera att skyddsutrustning finns och används
- Genomföra den årliga uppföljningen av SAM
Fördela till rätt nivå
Arbetsmiljöakuten rekommenderar att uppgifter i första hand läggs på chefer med personalansvar eller arbetsledare — de har redan en naturlig koppling till verksamheten och medarbetarna. Arbetsledare kan i sin tur fördela operativa uppgifter till medarbetare, exempelvis att hålla ordning vid en maskin eller rapportera risker.
Tänk på att fördela uppgiften till en bestämd person eller funktion, inte till en grupp. “Alla chefer ansvarar för skyddsronder” är otydligt — “Varje avdelningschef genomför skyddsrond på sin avdelning kvartalsvis” är tydligt.
Säkerställ befogenheter och resurser
Varje uppgift måste matchas med motsvarande befogenheter och resurser (§ 9 AFS 2023:1). Konkret innebär det att du bör ställa dig följande frågor för varje fördelad uppgift:
- Befogenheter: Har personen rätt att fatta de beslut som behövs? Kan hen stoppa ett arbetsmoment, beställa skyddsutrustning eller besluta om en åtgärd?
- Ekonomiska resurser: Finns budget för de åtgärder som kan behövas?
- Tid: Har personen tid avsatt för arbetsmiljöarbetet, eller förväntas det skötas “vid sidan av”?
- Kunskaper: Har personen fått utbildning och tillgång till relevanta föreskrifter?
Möjlighet att frånsäga sig uppgiften
Enligt de allmänna råden till § 9 AFS 2023:1 ska den som fått en uppgift men vars befogenheter eller resurser inte räcker ha möjlighet att vända sig till sin chef och begära en förändring eller frånsäga sig uppgiften. Det här är en viktig säkerhetsventil — om en arbetsledare inser att hen inte har befogenhet att stoppa en farlig process ska hen inte stå kvar med uppgiften utan rätt verktyg.
Arbetsmiljöakuten rekommenderar att ni gör denna möjlighet känd och konkret. Beskriv i uppgiftsfördelningen vem personen ska vända sig till om resurserna inte räcker, och säkerställ att det inte upplevs som ett misslyckande att flagga.
Täck in frånvaro och distansarbete
En vanlig brist är att uppgiftsfördelningen inte fungerar vid semester, sjukdom eller annan frånvaro. Bestäm i förväg vem som utför arbetsmiljöuppgifterna när ordinarie person är borta. Se också till att uppgiftsfördelningen fungerar för medarbetare som arbetar på distans, på olika platser eller utanför ordinarie arbetstider.
Dokumentera tydligt
Uppgiftsfördelningen ska vara skriftlig om det finns tio eller fler arbetstagare (§ 9 AFS 2023:1). Men även mindre verksamheter har stor nytta av skriftlig dokumentation — det skapar tydlighet och minskar risken för missförstånd.
Dokumentationen bör för varje fördelad uppgift ange:
- Vad uppgiften innebär (beskriv konkret)
- Vem som har uppgiften (namn eller funktion)
- Vilka befogenheter som följer med
- Vilka resurser som finns
- Vem som är ställföreträdare vid frånvaro
Skillnaden mellan kompetens och kunskap
Föreskriften kräver både tillräckliga kunskaper och tillräcklig kompetens (§ 9 AFS 2023:1). Det är ett medvetet ordval. Kunskap handlar om att veta vad som gäller — vilka föreskrifter som finns, vilka risker som finns. Kompetens är ett vidare begrepp som även inkluderar förmågan att omsätta kunskapen i praktisk handling och viljan att göra det.
Det räcker alltså inte att skicka en chef på en arbetsmiljöutbildning om hen sedan inte får tid och stöd att tillämpa kunskaperna i vardagen.
Vanliga frågor om uppgiftsfördelning arbetsmiljö
Kan arbetsgivaren fördela alla arbetsmiljöuppgifter?
Ja, arbetsgivaren kan fördela uppgifterna, men ansvaret för arbetsmiljön stannar alltid hos arbetsgivaren (allmänna råd till § 9 AFS 2023:1). Om den som fått en uppgift inte klarar den på grund av bristande resurser eller befogenheter faller det tillbaka på arbetsgivaren.
Vad händer om den som fått uppgiften inte utför den?
Om en arbetstagare har fått en tydligt beskriven uppgift med tillhörande befogenheter och resurser men inte utför den, kan det i första hand vara ett arbetsrättsligt och organisatoriskt problem — inte ett arbetsmiljörättsligt. Men arbetsgivaren har fortfarande skyldighet att se till att arbetsmiljöarbetet fungerar. Upptäcker arbetsgivaren brister ska uppgiften återtas eller omfördelas.
Måste uppgiftsfördelningen vara skriftlig i ett litet företag?
Kravet på skriftlighet gäller vid tio eller fler arbetstagare (§ 9 AFS 2023:1). I ett mindre företag finns inget formellt krav, men Arbetsmiljöakuten rekommenderar ändå skriftlig dokumentation. Det skapar tydlighet, fungerar som stöd vid den årliga uppföljningen och underlättar om verksamheten växer eller om personal byts ut. Läs mer i vår guide till systematiskt arbetsmiljöarbete
Vad är skillnaden mellan uppgiftsfördelning och skyddsombudets roll?
Uppgiftsfördelning innebär att arbetsgivaren fördelar arbetsgivarens uppgifter i arbetsmiljöarbetet. Skyddsombudet har en helt annan roll — det representerar arbetstagarna och ska bevaka att arbetsgivaren uppfyller sina skyldigheter. Skyddsombudet har inte uppgifter fördelade av arbetsgivaren och har inget ansvar för att driva arbetsmiljöarbetet framåt, men ska ges möjlighet att medverka i det (§ 6 AFS 2023:1). Läs mer i vår artikel om medverkan
